同窓会規約・各種規程
同窓会規約
同窓会クラス・アクティビティー規程
2024年11月改定
同窓会クラス・アクティビティーとは
同窓会会員の要望に応えて同窓会本部が企画し、場所（同窓会館マリアンハウス）を提供し、その経費の一部を負担する活動である。
| Ⅰ | a. 参加資格は同窓会会員と、当該クラス会員及び役員会に承認された非同窓会会員 ※１ b. 1～2年のサークル期間を経て役員会において承認された後、クラスとして発足することができる。 c. 講師料（1回につき交通費2000円を含む10000円）は同窓会が負担する。 d. 各クラスは1学期に3～5回行うことができ、学期は3学期あるものとする。 （1年間15回まで行うことができる） e. 受講者は受講料1回1000円を学期毎に同窓会に納める。 非同窓会会員受講者は、マリアンハウス使用料1回500円も加えて納める。 ※２ f. 受講者が5名以下の状態が続く場合、クラスは休講とする。年間を通じての状況によっては閉講となる。 g. 同窓会会員の責任者をおく。 その役割は、 ① 講師および受講者との連絡・会計を担当する。 ② 講師料を学期毎に本部より受け取る。 ③ 受講料・マリアンハウス使用料（非同窓会会員）を、学期毎に同窓会に納める。 ④ 4月クラス開講時に本部に名簿を提出する。（氏名・連絡先）変更時は随時届け出る。 ⑤ 合同委員会に出席し、活動状況報告及び会報掲載事項の確認をする。 |
| Ⅱ | クラス活動のために大学施設を利用する場合は、同窓会本部に申し出て、事前に事務局が大学所定の用紙にて大学施設課に届け出る。 |
| Ⅲ | アクティビティーは同窓会本部の管轄下とする。 なお、規程・覚書・名簿は事務局が管理するものとする。 |
同窓会サークル・アクティビティー規程
2024年11月改定
同窓会サークル・アクティビティーとは
同窓会会員の要望に応えて同窓会本部が企画し、場所（同窓会館マリアンハウス）を提供し、その経費の一部を負担する活動である。同窓会クラス・アクティビティーの前段階として存在するものである。
| Ⅰ | a. 役員会において承認を受ける。 b. 承認されたサークルは1～2年のテスト期間を設ける。 c. 講師料は参加者にて分担する。または、個々に講師料を講師に支払う。 d. 1回につき500円のマリアンハウス使用料を同窓会に支払う。 （1サークルにつき1回500円） e. 参加資格は同窓会会員に限らない。ただし、非同窓会会員は講師料以外にマリアンハウス使用料を同窓会に支払う。（受講1回につき500円） f. 同窓会会員の責任者をおく。 その役割は、 ①講師および受講者との連絡・会計を担当する。 ➁サークルとしてのマリアンハウス使用料1回500円(Ⅰ-d）・非同窓会会員としてのマリアンハウス使用料（Ⅰ-e）を学期毎に同窓会に納める。 ③4月クラス開講時に本部に名簿を提出する。（氏名・連絡先）変更時は随時届け出る。 ④ 合同委員会に出席し、活動状況報告及び会報掲載事項の確認をする。 g. 特に開講回数を定めない。 |
| Ⅱ | サークル活動のために、大学施設を利用する場合は事前に同窓会本部に申し出て、事務局が大学所定の用紙にて大学施設課に届け出る。 |
| Ⅲ | アクティビティーは同窓会本部の管轄下とする。 なお、規程・覚書・名簿は事務局が管理するものとする。 追記： 個人レッスン式のサークルについて おさらい会などで同窓会館を使用する場合、観客等部外者の入館を認めることとする。 |
京都ノートルダム女子大学 同窓会会員個人情報管理規程
１．規程の目的
この規程は、京都ノートルダム女子大学同窓会（以下「同窓会」という。）会員（以下単に「会員」という。）の個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益、プライバシーを保護することを目的とする。
２．個人情報の定義
本規程の対象となる個人情報は、会員の、氏名、旧姓、卒業年度、卒業学部学科、住所、電話番号、メールアドレス、その他特定の個人を識別することのできる情報とする。
３．規程の適用範囲
イ）本規程は、同窓会が保有するすべての会員の個人情報の取扱いについて適用する。
ロ）会員の個人情報の管理に関して本規程に定めのない事項については、個人情報保護法その他の法令の定めるところによる。
４．個人情報の入手先
同窓会は、新卒業生の個人情報を新会員の個人情報として、大学学生課および大学キャリアセンター から、個人情報提供依頼書および許可証 を取り交わしの上、入手し、管理を引き継ぐ。
５．個人情報の利用範囲
同窓会は、同窓会活動（同窓会本部、同窓会支部地区における総会や、文化・ボランティア活動、京都ノートルダム女子大学（以下「大学」という。）の応援など）を遂行するために必要な範囲に限り会員の個人情報を利用する。
６．会員の個人情報の管理責任者および管理者
イ）会員の個人情報の管理責任者は、同窓会会長とする。
ロ）個人情報の管理は、「個人情報取扱い同意書」を交わした上で事務職員に委託する。
ハ）個人情報の管理責任者は、本規程を事務職員に周知徹底するものとする。
ニ）個人情報の管理責任者は、個人情報の管理が適正に行われているかどうかを監査するものとする。
ホ）個人情報の管理責任者は、新たに事務職員となった者に本規程の教育を行うものとする。
７．情報の開示
同窓会は、以下の各号の場合に、慎重な取り扱いを約して必要な契約書・申請書の提出を行った上、個人情報を開示する。
イ）本部役員が、同窓会活動を遂行するため、個人情報の開示を求めた場合。この場合においては、口頭での開示を原則とする。
ロ）支部地区長が、支部地区同窓会活動を遂行するために必要な、支部地区管轄内会員の個人情報の開示を求めた場合。この場合においては、以下の遵守を約した上、書面での開示を原則とし、同窓会館マリアンハウス事務所に返却後は当該書面をシュレッダーにかけて読み取り不能にした上で廃棄する。
●支部地区役員以外には開示不可。開示の必要がある場合は本部役員会の承認を得る。
●コピー不可。
●使用後、追跡可能および手渡し郵送方法にて速やかに返却。
●取り扱い厳重注意
ハ）学年委員が、学年同期会開催のために、当該学年会員の個人情報開示を求めた場合。
この場合においては、以下の遵守を約した上、書面での開示を原則とし、同窓会館マリアンハウス事務所に返却後は当該書面をシュレッダーにかけて読み取り不能にした上で廃棄する。
●学年委員以外には開示不可。開示の必要がある場合は本部役員会の承認を得る。
●コピー不可。
●使用後、追跡可能および手渡し郵送方法にて速やかに返却。
●取り扱い厳重注意。
ニ）会員が、自身の個人情報の開示を求めた場合。この場合においては、同窓会は会員の本人確認をしなければならない。また、口頭での開示を原則とする。
ホ）会員が、他の会員の個人情報の開示を求めた場合。
この場合においては、同窓会は、開示を求めた会員の本人確認をしなければならず、当該他の会員本人の同意を得なければならない。また、口頭での開示を原則とする。
ヘ）大学が利用目的を明らかにし、会員の個人情報の開示を求めた場合。
この場合においては、開示の可否および開示方法について同窓会役員会の承認を必要とする。
ト）同窓会や大学が認めた委託業者に会員の個人情報を開示する場合。
この場合においては、開示方法について同窓会役員会の承認を要とする。
チ）個人情報保護法その他の法令に基づき開示を求められた場合
８．個人情報を開示しない場合
前項の場合であっても、個人情報の開示により次のいずれかに該当する場合には、同窓会はその全部または一部を開示しないことがある。
イ）本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
ロ）同窓会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ハ）個人情報保護法その他の法令に違反する場合
９．個人情報の安全管理
同窓会は、個人情報の重要性を認識し、漏洩・盗難・紛失をしないように、以下の事項を遵守する。
イ）個人情報の管理は同窓会館マリアンハウス事務所内のパソコンで行う。
ロ）個人情報のデータ操作は原則として事務職員が行う。
但し、同窓会館マリアンハウスが閉館または事務職員が不在の場合、個人情報管理責任者が認めた本部役員が、マリアンハウス事務所内のパソコンでデータ操作をすることを可能とする。
ハ）電子媒体での情報提供は、原則として大学・委託業者に対して提供する場合にのみ可能とする。
10．情報の正確性、信頼性の維持向上に努めるための活動
イ）同窓会は、会員に情報更新を呼びかけ、同時に当規程を提示する。
ロ）同窓会は、会員の個人情報を正確かつ最新の状態で管理する。
11．適切な措置の実施
事務職員および個人情報の提供を受けた者による個人情報の漏洩が発覚した場合、同窓会は法的措置を含めた適切な措置を講じることができる。
12．改訂
この規程は京都ノートルダム女子大学同窓会本部役員会において改訂できる。
13．会員の権利
会員は、以下を求めることが出来る。
イ）自身の個人情報の消去や修正
ロ）第７項による第三者への個人情報の開示の拒否
＜付則＞
この規程は、2024年12月11日より施行する。
本人確認は、卒業期または卒業年度・卒業学部学科・氏名の3点により行う。